Resumen
El concepto de calidad se ha introducido cada vez con más fuerza a las actividades de producción de bienes y servicios. Siendo la producción de Información Básica un servicio cuya demanda y usuarios son en extremo exigentes, merecen estos últimos que los datos sean de una calidad adecuada. Para garantizar la disponibilidad de la información con calidad el gobierno ha emitido el decreto 3851 de 2006. La implementación de las disposiciones de este decreto debe hacerse con observancia del marco internacional. En el artículo se pretende exponer cómo se relaciona el esquema decretado con la normatividad internacional en materia de gestión de la calidad, y evaluación de la calidad de los datos constitutivos de Información Básica.
Palabras claves
Calidad, ISO 9000, Normas de Calidad, Parámetros, Reglamentos Técnicos, Aseguramiento de la Calidad, Normalización, Infraestructura Colombiana de Datos, Colombiestad, Metadatos, Difusión, Información Básica, Control de la calidad, Decreto 3851 de 2006, Resolución 661 de 2006, Sistema de Gestión de la Calidad, Evaluación de la Calidad, Evaluación de Conformidad, Certificación, Certificado de Información, Comisión de Expertos Independientes, Datos Espaciales, Eurostat.
Abstract
The concept of quality has been every time more deeply in terms of its importance in the administration of organisations that produce goods and services. Being the production of Basic Information a service which is highly demanded with complex requirements, users deserve that their data be of a suitable quality. To guarantee accessibility of information of reliable quality the government issued in 2006 the decree number 3851. The implementation of the regulations stated in this norm will be done based on the international framework of quality standards. This article exposes the relationship of the scheme under implementation with the international quality system.
Key words
Quality, ISO 9000, Quality Standards, Parameters, Technical Regulations, Quality Assurance, Standardizations, Colombian Data Infrastructure, Colombiestad, Metadata, Diffusion, Basic Information, Quality Control, Decree 3851 – 2006, Resolution 661/ 2006, Quality Management System, Quality Assessment Conformity, Assessment Certification, Information Certificate, Independent Experts Commission, Geographic Data, Eurostat.
El Concepto de Calidad
La calidad es un término que puede tener muchos significados, dependiendo de la perspectiva desde la cual se le defina. La Real Academia de la Lengua la define como Propiedad o conjunto de propiedades inherentes a algo, que permiten juzgar su valor. También la define como sinónimo de excelencia. Para Joseph Juran, de origen rumano y uno de los pioneros del tema, calidad es adecuarse al uso del cliente. Feigenbaum, a quien se le tiene como el creador del concepto “control total de calidad”, habla de satisfacción de las expectativas del cliente.
Otras definiciones de los precursores en este tema son, por ejemplo, la del japonés Genichi Taguchi, quien la define como la menor pérdida posible para la sociedad, la de Edward Deming, estadístico norteamericano quien ayudó a los japoneses en procesos de calidad, la propone como la satisfacción del cliente. Otro fundador, el también estadístico y físico Walter Shewhart la define como el resultado de la interacción de dos dimensiones: dimensión subjetiva, es decir lo que el cliente espera, y dimensión objetiva: lo que se ofrece. Para la ISO 9000 la calidad es el grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los requisitos.
Las expectativas de los clientes son las que deben orientar las características cualitativas del producto o servicio, es decir, sobre éstas es que se debe establecer los requisitos necesarios para considerar un producto como de una calidad adecuada y estandarizada. Estas expectativas del consumidor o usuario, frente a cada uno de los bienes y servicios que consume y utiliza, pueden cumplirse o no e, inclusive, pueden ser superadas dependiendo de las particularidades del producto que como cliente recibe. Con el fin de poder definir y controlar la calidad se establecen unos requisitos para referenciar los parámetros que permitan medir, objetivamente, si cumple o no con las características establecidas. La medición, entonces, se hace con criterios que permitan evaluar la calidad a través de la estimación del grado de cumplimiento del producto con los parámetros.
En el caso de la certificación de la Calidad de la Información Básica, ésta se define con base a las expectativas de los usuarios y a los requisitos técnicos de la Infraestructura Colombiana de Datos.
La Calidad, Definida en un Documento de Referencia
El esquema de certificación requiere que, previo a hacer una evaluación de la calidad, con el fin de certificarla, se definan los criterios con los cuales se valorará el nivel de calidad.
Estos criterios deben quedar consignados en un documento que puede ser, por ejemplo, una directriz; una norma técnica oficial; un reglamento técnico u otras formas cuya característica principal es la de contener unos parámetros de referencia para la calidad. El propósito es medirla y, con los resultados de la medición, decidir sobre la certificación.
Existen varios tipos de documentos que describen características inherentes que debe cumplir un producto y que puedan ser sujetas a certificación de cumplimiento. Dos muy importantes son: las normas de productos y servicios, y las normas de procesos.
Normas de Producto o Servicio: Es un documento que contiene las características inherentes que debe cumplir un bien o servicio. Éste documento puede incluir guías para la evaluación tales como la metodología para la toma de muestras; los ensayos de laboratorio que haya que practicarle y los métodos para hacerlos, e incluso requisitos de procedimiento.
Normas de Proceso: Un proceso es un conjunto de actividades interrelacionadas y en buena parte secuenciales que tienen un fin o producen un resultado. Estas normas contienen parámetros que detallan las características que debe cumplir un proceso para garantizar su aptitud para el uso.
Los organismos de normalización y las autoridades gubernamentales y supranacionales son quienes, principalmente, se dedican a la expedición de parámetros de calidad. La “International Standard Organization” ISO, que tiene 104 Organismos de Normalización, miembros entre los cuales está el ICONTEC, ha expedido más de 16.000 normas de calidad. Las más conocidas son las normas de gestión de la calidad y el ambiente ISO 9000 e ISO 14000.
En el caso de los datos espaciales están vigentes las normas ISO 19113 (NTC 5043) “Conceptos Básicos de Calidad de Datos Geográficos”; ISO 19114 “Procedimiento de Evaluación de la Calidad de la Información Geográfica”, e ISO 19115 (NTC 4611) “Metadatos de información geográfica”.
En cuanto a la Información Básica de carácter estadístico, no existen normas ISO de referencia para la evaluación de la calidad. Sin embargo, hay otros documentos de referencia internacionales que proponen requisitos y parámetros de evaluación de datos estadísticos. Están los “Diez Principios Fundamentales de las Estadísticas Oficiales” de la Organización de las Naciones Unidas ONU. También encontramos, del Fondo Monetario Internacional, el “Marco para Evaluar la Calidad de los Datos MECAD- y el Sistema General de Divulgación de Datos (SGDD). Otro documento de referencia, de carácter internacional, es el “Código de Buenas Prácticas de las Estadísticas Europeas”, adoptado por la oficina de estadísticas de la Unión Europea, EUROSTAT. Estos documentos son la referencia para fundamentar los criterios de evaluación de los productos estadísticos.
Es de anotar que sí existen ciertas normas técnicas para algunos aspectos de la calidad tales como la precisión (ISO 5725-1:1994 y otras), muestreo (ISO 3951-1:2005 y otras) y definiciones y conceptos estadísticos (ISO 3534:2006).
Además de la evaluación de la calidad de los datos estadísticos, según los documentos internacionales mencionados, la Infraestructura Colombiana de Datos del DANE ha expedido un procedimiento para la validación de los datos en cuanto a la consistencia, coherencia e integridad de los datos, de los archivos y de las relaciones entre las entidades de las bases de datos.
De esta manera se va cumpliendo con el artículo 5 del decreto 3851/2007 en cuanto a la función del DANE de expedir los actos administrativos que determinen, con observancia de los patrones internacionales pertinentes, las normas, estándares, protocolos, manuales de clasificación, codificación, intercambio de datos, conformación de metadatos y procedimientos de aseguramiento de calidad, a los cuales deberán acogerse las entidades que aportan información a la ICD.
El Aseguramiento de la Calidad
El aseguramiento de la calidad es un conjunto de procesos necesarios para garantizar que un producto o servicio va a cumplir permanentemente con los requisitos de calidad.
La calidad se puede administrar en tres niveles de profundidad que coinciden con el orden cronológico en el que han sido históricamente propuestos. El primero es el control de la calidad, que busca, a través de evaluaciones e inspecciones, comprobar que los productos finales o materias primas son conformes con los requerimientos. El segundo es el aseguramiento de la calidad, que busca prevenir las deficiencias de calidad, más que controlarlas “a posteriori”. Por último está la mejora continua, -en japonés Kaizen- que, enfocada al cliente, implica actividades permanentes de cambio hacía un mayor cumplimiento y una superación de las expectativas del cliente.
El decreto 3851 lo que busca es que se organice un sistema de aseguramiento de la calidad. En efecto, el artículo 4º claramente establece como uno de los propósitos el que se promueva el aseguramiento de la calidad de la Información Oficial Básica, mediante la revisión, el rediseño y la certificación de la calidad de las bases de datos que sean integradas a la ICD.
La Evaluación de la Conformidad
“Evaluación de la Conformidad” es el término técnico que se le da al proceso de medir si un producto, servicio o proceso cumple con los parámetros de calidad preestablecidos. Para realizarla se requiere llevar a cabo actividades que puedan ir desde las entrevistas a personal interesado, hasta ensayos de laboratorio, pasando por actividades como revisión de documentos y registros, observaciones, encuestas a terceros y otras que permitan realizar una confirmación o no del cumplimiento.
La verificación de la conformidad puede hacerse de tres tipos:
a) De Primera Parte: Cuando es realizada por el mismo productor o proveedor.
b) De Segunda Parte: Cuando es realizada por un cliente.
c) De Tercera Parte: Cuando es realizada por un organismo independiente del proveedor, del cliente y de cualquier otra parte interesada.
La evaluación debe ser realizada por personas competentes e idóneas. En el caso de la evaluación de la conformidad de tercera parte, ésta la debe desempeñar un agente independiente e imparcial frente al evaluado.
Así, el decreto prevé en su artículo tercero que la certificación de la calidad se haga con base en el examen practicado por una comisión de expertos independientes integrada por tres peritos en la materia, como mínimo, escogidos entre profesores universitarios, expertos internacionales y usuarios de la información. Esta Comisión de Expertos Independientes -CEI-, tiene la condición especial de estar conformada por especialistas con autonomía para realizar su dictamen sobre la calidad de un producto estadístico, geográfico, de personas o territorial.
Certificación
La evaluación de la conformidad puede resultar en una certificación de calidad, una vez sea calificado el grado de cumplimiento como suficientemente satisfactorio para ello.
La certificación de la calidad de la Información Básica es el documento que da constancia de que una base de datos, operación estadística, o sistema de información, tiene características cualitativas suficientemente calificadas para poder incorporarse a la ICD y ser consultada por los usuarios de manera confiable. El documento es llamado formalmente Certificado de Información C.I. - Cuando el producto evaluado no cumple con los criterios para la certificación de la calidad, se emite una Nota de Observación N.O.-
Organismos de Certificación
La validez de un certificado emitido por una entidad de tercera parte la determina el usuario directo de la certificación. Para efectos de síntesis, podríamos categorizar las certificaciones en dos grupos desde el punto de vista de su objetivo.
Un primer grupo son exigidas por el Estado en ejercicio de su función de control, teniendo en cuenta objetivos legítimos tales como la protección del usuario o consumidor, del medio ambiente, de la salud de las personas o de la seguridad nacional. El segundo son aquellas certificaciones exigidas por compradores, proveedores u otras partes interesadas como, por ejemplo, la compañía de seguros, el transportador etc. con el objetivo de verificar que el producto sea de las características estipuladas contractualmente.
Los esquemas de certificación también se pueden clasificar en abiertos o cerrados. Los abiertos son aquellos donde pueden entrar a formar parte de los certificadores muchas entidades. Los cerrados son aquellos en los que el certificador, o certificadores, son designados por el usuario, o por una autoridad competente.
Los sistemas abiertos están regidos por normas ISO, atendiendo al órgano de verificación de la conformidad. En la Figura 1 se muestra el organigrama estandarizado de los Sistemas Nacionales de certificación de la calidad.
La norma que orienta a los organismos de certificación es la ISO/IEC 65. Esta es la norma que señala los requisitos para acreditar a un organismo de certificación de productos. Entre otros temas, aquí se establecen los requisitos de imparcialidad, competencias del personal, procedimientos de prestación del servicio, quejas, recursos y sistema de gestión de la calidad para la prestación del servicio de certificación. Esta norma es uno de los fundamentos conque el CANDANE establece su reglamento de certificación.
En el caso de la certificación de la Información Básica, el Gobierno Nacional en ejercicio de su autoridad, designa al DANE como ente certificador.
En conclusión, la Información Básica que se divulgue al público debe ser de la calidad esperada por los usuarios. Ese el fin que busca el decreto 3851 de 2006 a través de su artículo tercero, cuyo desarrollo el DANE le ha encargado al Centro Andino de Altos Estudios CANDANE. La implementación de estas disposiciones se hace con fundamento en las disposiciones legales nacionales, y el modelo para la reglamentación de los esquemas internacionales, de manera que se optimice eficiencia, armonización y legitimidad.
Figura 1. Estructura Internacional de los Sistemas Nacionales de Certificación de Calidad
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